Manajemen Konstruksi Bagian 3

Ketika semua kegiatan yang dibutuhkan untuk sebuah proyek telah teridentifikasi, maka estimasi biaya untuk tiap kegiatan dapat dilaksanakan. Penganggaran sebuah proyek merepresentasikan pembiayaan dan pengeluaran terjadwal sebagai sebuah fungsi dari waktu. Pada dasarnya, penganggaran adalah sebuah prosedur untuk menentukan kapan dana harus tersedia dan digunakan.

Sebuah penganggaran yang didesain dengan baik akan menjadi Sebuah penganggaran yang didesain dengan baik akan menjadi sebuah jalur komunikasi yang efisien untuk manajemen dan sebagai alat monitoring yang kritis bagi pengendalian proyek. Seorang manajer yang berhasil adalah manajer yang dapat memenuhi tujuan anggaran didalam alokasi sumberdaya dan batasan keuangan

Sebuah penganggaran proyek harus berisi dimensi-dimensi berikut: 

• Dimensi tugas dan kegiatan – membuat hubungan antara biaya dan waktu untuk tugas dan kegiatan yang terjadwal. 
• Dimensi pada OBS – untuk tiap unit organisasi dalam OBS. 
• Dimensi pada WBS – untuk tiap tugas yang ditentukan pada sebuah paket kerja dalam WBS.

Komponen-komponen dari biaya proyek
Biaya biaya langsung (direct cost) - Biaya-biaya langsung (direct cost)
- Biaya tenaga kerja
- Biaya material dan peralatan
- Biaya lain – subkontraktor
- Biaya-biaya tidak langsung (indirect cost)
- Biaya overhead
- Biaya administrasi dan umum

Biaya langsung
Biaya-biaya langsung adalah biaya-biaya yang secara langsung dikeluarkan untuk sebuah paket kerja dan /atau sebuah kegiatan dikeluarkan untuk sebuah paket kerja dan /atau sebuah kegiatan dari sebuah proyek tertentu. Merepresentasikan aliran dana keluar yang real dan harus dibayarkan sesuai dengan kemajuan proyek. Asumsinya adalah bahwa biaya langsung dari sebuah kegiatan Asumsinya adalah bahwa biaya langsung dari sebuah kegiatan merepresentasikan biaya normal yang berarti biaya minimum – merupakan metode yang efisien untuk digunakan pada periode kerja normal.

Biaya manajemen langsung merujuk ke biaya pengoperasian kantor proyek, seperti gaji untuk manajer proyek. Biaya langsung adalah biaya yang dikeluarkan untuk membayar upah pekerja yang bekerja pada sebuah kegiatan, misalnya juru las. Biaya material langsung adalah biaya material, konsumabel, dan komponen-komponen yang digunakan untuk menyelesaikan sebuah kegiatan. Biaya peralatan langsung merujuk ke biaya-biaya yang digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan permesinan baru, instalasi, peralatan dan bangunan.

Biaya untuk pengeluaran lain meliputi biaya jasa yang spesifik untuk keperluan proyek, sebagai contoh, biaya penyewaan gedung untuk anggota proyek, biaya penyewaan instalasi, biaya surveyor, desainer dan biaya subkontraktor.

Biaya-biaya tidak langsung

Biaya tidak langsung (Indirect costs/overhead) adalah biaya-biaya yang tidak dapat secara langsung dikaitkan dengan salah satu dari paket kerja atau kegiatan untuk sebuah proyek tertentu. Secara umum merepresentasikan biaya overhead seperti untuk gaji untuk tingkatan manajer senior diatas level proyek, pengawasan, administras, iklan, akunting dan bunga. Biasanya, biaya-biaya tidak langsung dikenakan tanpa ada hubungannya dengan pelaksanaan proyek secara langsung.

Biaya-biaya manajemen tidak langsung: manajer senior, pemasaran dan penjualan (sales and marketing), staf umum kantor, sekretariat, administrasi dan anggota departeme. Biaya tenaga kerja tidak langsung terdiri dari perawatan, keamanan dan untuk kebersihan. Hal ini meliputi semua pekerja yang tidak bekerja secara langsung dengan kegiatan proyek, tetapi dibutuhkan agar perusahaan tetap berfungsi. Biaya material tidak langsung meliputi biaya untuk alat tulis menulis, biaya material untuk kebersihan, dan biaya suku cadang untuk
perawatan. Biaya peralatan tidak langsung meliputi komputer perusahaan,  photocopy dan fax. Biaya untuk pengeluaran yang lain meliputi biaya pelatihan, asuransi, depresiasi, sewa dan bunga.

Proses penganggaran

1. Buat OBS, WBS dan estimasi biaya
2  Buat jadwal kerja
3. Alokasikan anggaran.
4. Buat perubahan anggaran jika perlu.
5. Hitung keseluruhan anggaran untuk keseluruhan proyek.

Sekali sebuah proyek dimulai, sebuah kegiatan tidak dapat diinterupsi hingga kegiatan itu selesai. (memecah sebuah tidak diperbolehkan).

Pada setiap kegiatan, anggaran dikeluarkan dengan besaran yang sama selama durasi proyek (tidak diperbolehkan fluktuasi dalam hal biaya untuk tiap kegiatan)

CONTOH

Start awal (early start)

CONTOH PROSES PENGANGGARAN

Start akhir (late start)

Start akhir (late start)

Teknik untuk mengatur anggaran
Setelah membuat detail penganggaran untuk sebuah proyek berdasarkan pada jadwal dan dengan pertimbangan sumberdaya, biasanya dibutuhkan modifikasi untuk memenuhi anggaran organisasi yang dapat diterima. Terdapat dua pendekatan yang dapat dilakukan.

• Manajemen slack – pada dasarnya adalah proses perataan anggaran proyek selama durasi keseluruhan proyek. Hanya terjadi sedikit fluktuasi.
• crashing – teknik untuk mempersingkat durasi proyek dengan menambah biaya.

Manajemen slack
Sebuah prosedur untuk meratakan (levelling) atau memuluskan (smoothing) aliran dana atau sumberdaya Bergantung pada batasan anggaran pada periode tertentu, durasi dari kegiatan dengan slack harus di sesuaikan.

• kegiatan non kritis dengan free slack adalah kegiatan pertama yang harus di jadwal ulang dengan menggunakan manajemen slack. 
• kemudian kegiatan dengan total slack adalah kegiatan kegiatan berikutnya yang harus di pilih. 
• pilihan terakhir adalah kegiatan kritis yang dapat ditunda hanya dengan tambahan biaya penundaan dalam keseluruhan waktu penyelesaian proyek.

Prosedur manajemen slack 1. Buat start awal (SA) dan start akhir (SAk) dari grafik gantt (atau dengan menggunakan analisis AON).
2. Evaluasi apakah jadwal itu layak dengan batasan anggaran organisasi.
3. Identifikasi kegiatan kritis dan slack untuk setiap kegiatan.
4. Mulai dari start awal (SA) atau start akhir (SAk) dari grafik gantt.

• kurangi permintaan pada saat terjadi puncak permintaan (peak demand) dan tingkatkan permintaan pada saat kurang permintaan (low demand) dengan menggunakan slack pada kegiatan non kritis.
• jika hasilnya masih belum dapat diterima, sesuaikan kegiatan kritis dengan kemungkinnan penundaan keseluruhan durasi proyek (tidak dipertimbangkan dalam tugas mata kuliah ini).

5. Lakukan coba dan salah (trial-and-error) hingga pilihan terbaik didapatkan.

Contoh (Jalur Kritis- ACFG) 

Contoh (Jalur Kritis- ACFG)

Kita tidak dapat memindahkan kegiatan kritis. Sehingga hanya kegiatan B, D, & E, yang dapat disesuaikan. Dari grafik gantt start awal (SA), kita tahu bahwa puncak permintaan berada pada W1-3, W6-7 dan permintaan terendah berada pada W13 – perlu untuk mengurangi puncak permintaan dan menambah permintaan yang rendah.

- Coba dan salah (Trial-and-error) !!!
- Tidak mungkin untuk mengurangi puncak permintaan tetapi kita dapat menambah permintaan yang rendah atur ulang D dan E. Hanya itu yang bisa dilakukan. 

Crashing
Cara lain untuk mengatur anggaran adalah dengan mengubah mode penyelesaian (mode cepat) dan durasi kegiatan – pada banyak kasus durasi dapat dikurangi dengan mengeluarkan biaya yang lebih banyak.
Crashing adalah prosedur dimana durasi dari sebuah kegiatan dipersingkat dengan menambah tambahan sumberdaya dan tambahan biaya langsung, atau dengan memilih teknologi yang berbeda. Biasanya, durasi normal dari sebuah kegiatan adalah durasi  dengan biaya langsung yang minimal.

Pengubahan (trade-off) antara biaya minimum (biaya normal) dengan durasi normalnya menjadi durasi yang lebih singkat dengan biaya yang lebih besar (biaya crash) perlu untuk diperiksa.

Mengapa crashing dibutuhkan?Jika sebuah proyek dengan waktu penyelesaian proyek yang “ketat” –maka proyek tersebut harus diselesaikan sebelum batasan waktu (due date) yang di tentukan. Sebuah proyek memungkinkan untuk ditunda waktu penyelesaiannya tetapi konsekwensinya adalah harus dibayarkannya penalti akibat keterlambatan itu. Sebuh kontrak proyek juga biasanya akan mendapat bonus jika proyek itu dapat diselesaikan sebelum waktu yang ditentukan –merupakan insentif kontrak. 

Sebuah proyek kadang mengeluarkan biaya overhead tetap yang besar selama pengerjaan proyek (seperti biaya sewa fasilitas). Kadang-kadang, dirasa perlu untuk menggunakan peralatan utama atau orang pada sebuah proyek baru. 

Cara praktis untuk crashing
1. Tambahkan sumberdaya yang lebih banyak – menambah staf dan peralatan – akan timbul masalah komunikasi.
2. Melakukan outsourcing kerja (subkontraktor)–masalah pengendalian.
3. Penjadwalan waktu lembur – pembayaran akan meningkat dan akan ada masalah kelelahan pekerja.4. Mengurangi cakupan proyek – misalnya dengan mengurangi beberapa item dalam sebuah pengembangan perangkat lunak.
5. Pentahapan penyerahan proyek–menyerahkan lebih dulu sebagian dari proyek itu dan bukannya keseluruhan proyek.
6. Menggunakan hubungan start-to start daripada hubungan finish-to-start. 

Prosedur Crashing

 1. Identifikasi jalur kritis. Melakukan crash pada kegiatan non-kritis adalah tindakan yang membuang percuma sumberdaya. kritis adalah tindakan yang membuang percuma sumberdaya.
2.  Berikan prioritas pada kegiatan yang akan di- crash (gunakan dua aturan prioritas).
- pilih kegiatan dengan biaya minimum per periode untuk dicrash
- pilih kegiatan yang dapat dicrash paling awal untuk - pilih kegiatan yang dapat dicrash paling awal untuk mengembalikan proyek pada jalurnya. 

 3. Lakukan kegiatan crash satu unit pada satu waktu (hari/minggu/bulan). Kemudian analisa ulang jaringan untuk (hari/minggu/bulan). Kemudian analisa ulang jaringan untuk melihat apakah ada kegiatan lain yang menjadi kritis.
4. Jika terdapat lebih dari satu jalur kritis, semua jalur kritis harus di crash pada saat yang bersamaan.
5. Lanjutkan proses crash hingga tidak mungkin lagi untuk melakukan crash atau hingga outcome yang diinginkan tercapai.